Office 365 Erstellen eines freigegebenen Postfachs

Freigegebene Postfächer lassen sich auf einfache Weise erstellen, damit eine Gruppe von Personen E-Mails einer gemeinsamen E-Mail-Adresse wie „info@contoso.com“ überwachen und senden kann. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer.

Freigegebene Postfächer enthalten einen freigegebenen Kalender! Viele kleine Unternehmen nutzen den freigegebenen Kalender gerne als zentralen Ort, an dem jeder Mitarbeiter seine Termine eintragen kann. So können beispielsweise alle drei Personen, die Kundenbesuche durchführen, den freigegebenen Kalender anzeigen und darin ihre Termine eintragen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, um jeden über den jeweiligen Aufenthaltsort auf dem Laufenden zu halten.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs und Hinzufügen von Mitgliedern

  1. Melden Sie sich mit einem Office 365 globalen Administratorkonto oder Exchange-Administratorkonto an. Wenn Sie die Meldung „Sie haben keine Berechtigung, auf diese Seite zuzugreifen oder diese Aktion auszuführen“ erhalten, sind Sie kein Administrator.
  1. Wechseln Sie im Admin Center zur Seite freigegebene Postfächer Gruppen > .
  1. Wählen Sie auf der Seite freigegebene Postfächer + Postfach hinzufügenaus. Geben Sie einen Namen für das freigegebene Postfach ein. Der Assistent wählt dann die E-Mail-Adresse aus, die Sie aber bearbeiten können.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es kann ein paar Minuten dauern, bevor Sie Mitglieder hinzufügen können.
  3. Wählen Sie unter Nächste Schritte Hinzufügen von Mitgliedern zu diesem Postfachaus. „Mitglieder“ sind die Personen, denen es möglich sein soll, die eingehenden E-Mails für dieses freigegebene Postfach und die ausgehenden Antworten anzuzeigen.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Mitglieder hinzufügen . Setzen Sie ein Häkchen neben den Personen, die Sie dieses freigegebene Postfach verwenden möchten, und wählen Sie Speichernaus.

  5. Wählen Sie Schließen aus.

Sie verfügen über ein freigegebenes Postfach und enthalten einen freigegebenen Kalender. Fahren Sie nun mit dem nächsten Schritt fort: Blockieren der Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto.

Blockieren der Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto

Jedes freigegebene Postfach verfügt über ein entsprechendes Benutzerkonto. Beachten Sie, dass Sie bei der Erstellung des freigegebenen Postfachs nicht aufgefordert wurden, ein Kennwort anzugeben. Das Konto hat ein Kennwort, wird aber vom System generiert (unbekannt). Sie sollten das Konto nicht verwenden, um sich beim freigegebenen Postfach anzumelden.

Was geschieht, wenn ein Administrator einfach das Kennwort des freigegebenen Postfachbenutzer Kontos zurücksetzt? Oder was geschieht, wenn ein Angreifer Zugriff auf die Anmeldeinformationen des freigegebenen Postfachkontos erhält? Dies würde es dem Benutzerkonto ermöglichen, sich beim freigegebenen Postfach anzumelden und e-Mail-Nachrichten zu senden. Um dies zu verhindern, müssen Sie die Anmeldung für das Konto blockieren, das dem freigegebenen Postfach zugeordnet ist.

Verwenden des neuen admin Centers zum Blockieren der Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto

Das neue Admin Center steht allen Microsoft 365-Administratoren zur Verfügung. Sie können sich anmelden, indem Sie die Schaltfläche Neues Admin Center -Toggle oben auf der Startseite auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zum neuen Microsoft 365 Admin Center.

  1. Wechseln Sie im Admin Center zur Seite Benutzer > aktive Benutzer .
  2. Suchen Sie in der Liste der Benutzerkonten nach dem Konto für das freigegebene Postfach (ändern Sie beispielsweise den Filter in nicht lizenzierte Benutzer).
  3. Wählen Sie den Benutzer aus, um den Eigenschaftenbereich zu öffnen, und wählen Sie dann  dieses Benutzer blockieren aus.

    Hinweis: Wenn das Konto bereits blockiert ist, wird das Anmelden blockiert oben angezeigt, und das Symbol liest die Blockierung für diesen Benutzer.

  4. Wählen Sie im Bereich diesen Benutzer blockieren? die Option Benutzer von der Anmeldung blockieren aus, und wählen Sie dann Änderungen speichernaus.

Verwenden des alten admin Centers zum Blockieren der Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto

  1. Wechseln Sie im Admin Center zur Seite Benutzer > aktive Benutzer .
  1. Suchen Sie in der Liste der Benutzerkonten nach dem Konto für das freigegebene Postfach (ändern Sie beispielsweise die Ansicht in nicht lizenzierte Benutzer), und wählen Sie dann das Konto aus.
  2. Wählen Sie im Flyout Eigenschaften die Option Anmeldung blockierenaus.

    Hinweis: Wenn das Konto bereits blockiert wurde, lautet die Schaltfläche “ Blockierung aufheben“ für die Anmeldung.

  3. Vergewissern Sie sich, dass im Flyout Anmeldestatus bearbeiten die Option Benutzer von Anmeldung blockieren aktiviert ist, und wählen Sie Speichern und dann Schließenaus.

Anweisungen zum Blockieren der Anmeldung bei Konten mit Azure AD PowerShell (einschließlich vieler Konten gleichzeitig) finden Sie unter Blockieren von Benutzerkonten mit Office 365 PowerShell.

Jedem erlauben, die gesendeten E-Mails (die Antworten) anzuzeigen

Nachrichten, die aus dem freigegebenen Postfach gesendet wurden, werden standardmäßig nicht im Ordner „Gesendete Elemente“ dieses Postfachs gespeichert. Stattdessen werden sie im Ordner „Gesendete Elemente“ der Person gespeichert, die die Nachricht gesendet hat.

Wenn Sie zulassen möchten, dass alle Benutzer die gesendeten e-Mails anzeigen können, bearbeiten Sie im Admin Center die Einstellungen für freigegebene Postfächer, und wählen Sie Gesendete Elemente > Bearbeitenaus.

Hinzufügen des freigegebenen Postfachs in Outlook

Wenn Sie die automatische Zuordnung in Ihrem Unternehmen aktiviert haben (Standardmäßig haben die meisten Benutzer), wird das freigegebene Postfach automatisch in der Outlook-App Ihres Benutzers angezeigt, nachdem Outlook geschlossen und neu gestartet wurde.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Erhalten einer Fehlermeldung, dass keine Sendeberechtigungen erteilt wurden?

Angenommen, Sie erstellen ein freigegebenes Postfach und versuchen dann, eine Nachricht davon zu senden. Aber Sie erhalten Folgendes:

„Diese Nachricht konnte nicht gesendet werden. Sie verfügen nicht über die Berechtigung, die Nachricht im Namen des angegebenen Benutzers zu senden. „

Diese Meldung wird angezeigt, wenn Office 365 ein Problem mit der Replikationswartezeit auftritt. Es sollte in einer Stunde oder so verschwinden, wenn die Informationen zu Ihrem neuen freigegebenen Postfach (oder hinzugefügter Benutzer) in allen unseren Rechenzentren repliziert werden. Warten Sie eine Stunde, und versuchen Sie dann erneut, eine Nachricht zu senden.

Verwenden eines freigegebenen Postfachs auf einem mobilen Gerät (Smartphone oder Tablet)

Sie haben zwei Möglichkeiten, auf ein freigegebenes Postfach auf einem mobilen Gerät zuzugreifen:

Verwenden des freigegebenen Kalenders

Wenn Sie das freigegebene Postfach erstellt haben, haben Sie automatisch einen freigegebenen Kalender erstellt. Wir verwenden den freigegebenen Kalender des Postfachs lieber als einen SharePoint-Kalender zum Nachverfolgen von Terminen und des Aufenthaltsorts von Personen. Ein freigegebener Kalender ist in Outlook integriert und ist viel einfacher zu verwenden als ein SharePoint-Kalender.

  1. Wechseln Sie in der Outlook-App zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.

  2. Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des freigegebenen Postfachs ist.
  3. Jedes Mitglied des freigegebenen Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, anzeigen und verwalten, genau wie Ihre persönlichen Termine. Jeder Benutzer, der Mitglied eines freigegebenen Postfachs ist, kann seine Änderungen an dem freigegebenen Kalender anzeigen.

Weiterleiten von E-Mails, die an ein freigegebenes Postfach gesendet wurden

Sie müssen dem freigegebenen Postfach keine Lizenz zuweisen, um an Sie gesendete e-Mails weiterzuleiten. Sie können die Nachrichten an eine beliebige gültige e-Mail-Adresse oder Verteilerliste weiterleiten.

  1. Wechseln Sie im Admin Center zur Seite freigegebene Postfächer Gruppen > .
  1. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann e-Mail Weiterleitung > Bearbeitenaus.
  2. Legen Sie die Umschaltfläche auf einund geben Sie 1 e-Mail-Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Es kann sich um eine beliebige gültige e-Mail-Adresse handeln. Um an mehrere Adressen weiterzuleiten, müssen Sie eine Verteilergruppe für die Adressen erstellen und dann den Namen der Gruppe in dieses Feld eingeben.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Senden von automatischen Antworten aus einem freigegebenen Postfach

  1. Wechseln Sie im Admin Center zur Seite freigegebene Postfächer Gruppen > .
  1. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann automatische Antworten > Bearbeitenaus.
  2. Setzen Sie den Schalter auf Ein, und wählen Sie aus, ob die Antwort an Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden soll.
  3. Geben Sie die Antwort ein, die Sie an Personen innerhalb Ihrer Organisation senden möchten. Sie können nur Text (keine Bilder) hinzufügen.
  4. Wenn Sie auch eine Antwort an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, die Antwort erhalten soll, und geben Sie den Text ein. Es ist nicht möglich, eine Antwort nur an Personen außerhalb Ihrer Organisation (ohne Einbeziehung von Personen innerhalb Ihrer Organisation) zu senden.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Max. Größe für freigegebene Postfächer: 50 GB

In Ihrem freigegebenen Postfach können bis zu 50 GB Daten gespeichert werden, ohne dass Sie ihm eine Lizenz zuweisen müssen. Anschließend müssen Sie dem Postfach eine Lizenz zuweisen, um mehr Daten speichern zu können. Weitere Informationen zur Lizenzierung freigegebener Postfächer finden Sie unter Exchange Online Limits.

Wenn ein freigegebenes Postfach die Speichergrenze erreicht, können Sie E-Mails noch eine Zeitlang empfangen, aber keine neuen E-Mails mehr senden. Danach wird auch der Empfang von E-Mails beendet. Absender für das Postfach erhalten einen Unzustellbarkeitsbericht.

Verhindern, dass Mitglieder Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen

Leider können Sie nicht verhindern, dass Personen Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen. Angenommen beispielsweise, fünf Personen nutzen ein freigegebenes Postfach. Eine dieser Personen löscht eine E-Mail nach dem Lesen. Damit wurde die E-Mail für jedes Postfachmitglied gelöscht – auch wenn sie noch nicht von allen gelesen wurde. Die einzige Möglichkeit, dies zu verhindern, ist das Erstellen einer Office 365-Gruppe statt eines freigegebenen Postfachs.

Eine Gruppe in Outlook ist wie ein freigegebenes Postfach. Einen Vergleich der beiden Informationen finden Sie unter Compare Groups. Weitere Informationen zu Gruppen finden Sie unter Weitere Informationen zu Gruppen

Weitere wichtige Informationen zu freigegebenen Postfächern

  • Sie müssen keine Lizenzen für freigegebene Postfächer zuweisen, die unter 50 GB groß sind.
  • Sie müssen den Benutzern Berechtigungen (Mitgliedschaft) für das freigegebene Postfach erteilen. Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können ein freigegebenes Postfach nutzen.
  • Sie können Personen außerhalb Ihres Unternehmens (z. B. Personen mit einem Gmail-Konto) keinen Zugriff auf Ihr freigegebenes Postfach gewähren. Wenn Sie das tun möchten, erwägen Sie stattdessen die Erstellung einer Gruppe für Outlook. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen einer Office 365-Gruppe im Admin Center.
  • Zusätzlich zur Verwendung von Outlook im Internet aus Ihrem Browser für den Zugriff auf freigegebene Postfächer können Sie auch die Outlook für IOS-APP oder die Outlook für Android-App verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook Mobile. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Gruppe für Ihr freigegebenes Postfach zu erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Vergleichen von Gruppen.
  • Sie können E-Mails, die aus einem freigegebenen Postfach gesendet wurden, nicht verschlüsseln. Dies liegt daran, dass ein freigegebenes Postfach keinen eigenen Sicherheitskontext (Benutzername/Kennwort) aufweist, sodass ihm kein Schlüssel zugewiesen werden kann. Wenn mehr als eine Person Mitglied ist und Sie e-Mails senden/empfangen, die Sie mit ihren eigenen Schlüsseln verschlüsselt haben, können andere Mitglieder möglicherweise die e-Mails lesen, und andere möglicherweise nicht, je nachdem, mit welchem öffentlichen Schlüssel die e-Mail verschlüsselt wurde.
  • Sie können Benutzerpostfächer in freigegebene Postfächer konvertieren. Lesen Sie dazu Konvertieren eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach.
  • Benutzer mit den Rollen „Globaler Administrator“ oder „Exchange-Administrator“ können freigegebene Postfächer erstellen.
  • Um ein freigegebenes Postfach zu erstellen, müssen Sie einen Office 365 für Unternehmen Plan abonnieren, der e-Mails (den Exchange Online Dienst) enthält. Das Office 365 Geschäfts Abonnement enthält keine e-Mails; Office 365 Business Premium.
  • Ein freigegebenes Postfach ist nicht für die direkte Anmeldung durch das zugehörige Benutzerkonto vorgesehen. Sie sollten die Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto immer blockieren und blockiert lassen.

Beheben von Problemen beim Erstellen von freigegebenen Postfächern

  • Fehlermeldung: die Proxyadresse „SMTP: <freigegebener Postfachname>“ wird bereits von den Proxyadressen oder legacyExchangeDN von „<Name>“ verwendet. Wählen Sie eine andere Proxyadresse aus.

    Dieses Problem tritt auf, wenn Sie dem freigegebenen Postfach einen Namen zu geben versuchen, der bereits verwendet wird. Beispiel: Sie möchten freigegebenen Postfächern die Namen „info@domaene1“ und „info@domaene2“ geben. Hierfür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

    • Verwenden Sie Windows PowerShell. Anweisungen dazu finden Sie im folgenden Blogbeitrag (nur in Englisch verfügbar): Create Shared Mailboxes with Same Alias at Different Domains in Office 365 („Erstellen freigegebener Postfächer mit demselben Alias bei verschiedenen Domänen in Office 365“).
    • Oder umgehen Sie diese Fehlermeldung, indem Sie das zweite freigegebene Postfach zunächst anders benennen. Benennen Sie dann im Admin Centerdas freigegebene Postfach So um, wie es sein soll.

Wie die automatische Zuordnung bei freigegebenen Postfächern funktioniert

Die automatische Zuordnung wird für das Postfach des Benutzers und nicht für das freigegebene Postfach festgelegt.

Dies bedeutet: Wenn Sie über eine Sicherheitsgruppe zu verwalten versuchen, wer auf das freigegebene Postfach zugreifen darf, funktioniert die automatische Zuordnung nicht. Deshalb müssen Sie zur Nutzung der automatischen Zuordnung Berechtigungen explizit zuweisen.

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